Integritetspolicy

Personuppgiftsansvarig

Den verksamhet som använder appen är personuppgiftsansvarig för behandlingen i Enarssons. Frågor om dina uppgifter ställs till administratören i appen.

Vad appen används till

Enarssons används för tidrapportering, fakturering och lönebesked i en verksamhet. Medarbetare rapporterar arbetstid, och administratörer skapar fakturor till kunder och lönebesked till medarbetare.

Vilka uppgifter som behandlas

• Medarbetare: namn, mobilnummer, ev. e-post, rapporterad tid och utlägg, samt för lönebesked personnummer, bankkonto och lön.
• Kunder: företagsuppgifter, kontaktpersoner, fakturor och betalningar.
• Teknik: inloggningssessioner och en ändringslogg över vem som ändrat vad.

Personnummer och bankkonton lagras krypterade och visas bara för den som har behörighet för lön samt för medarbetaren själv.

Ändamål och rättslig grund

• Tidrapportering, lön och lönebesked: anställningsavtalet och rättsliga skyldigheter som arbetsgivare.
• Fakturering: avtal med kunderna.
• Arkivering av fakturor: rättslig skyldighet enligt bokföringslagen.
• Säkerhet och spårbarhet (inloggning, ändringslogg): berättigat intresse.

Google-konto och Gmail

En administratör kan koppla ett Gmail-konto för att skicka fakturor, påminnelser och underlag från appen. Appen begär då endast behörigheten att skicka e-post (gmail.send). Appen läser, söker i eller raderar aldrig e-post i kontot.

Åtkomsttoken lagras krypterad och används bara för att skicka de meddelanden som användaren startar i appen. Uppgifter från Google delas inte med tredje part, används inte för reklam och används inte för att träna AI-modeller. Appens användning av information från Googles API:er följer Google API Services User Data Policy, inklusive kraven på begränsad användning (Limited Use). Kopplingen kan när som helst tas bort i appen eller under Googles kontobehörigheter.

Foton och filer i projekt

I projekt kan medarbetare och administratörer skriva meddelanden och dela foton och dokument. Allt lagras i EU och visas bara för inloggade i verksamheten som har tillgång till projektet.

• Foton rensas från platsuppgifter (GPS) och kamerauppgifter (EXIF) redan i telefonen och en gång till på servern. Ett foto som inte går att rensa sparas inte.
• Dokument (PDF, Word, Excel) sparas som de är. Metadata i dokumenten, till exempel författarens namn, rensas inte.
• Foton och filer sparas tills någon tar bort dem, eller tills den lagringstid som verksamheten ställt in har gått ut. Borttagna filer raderas helt efter ett inställt antal dagar.

Externa projektledare

Kunden kan ges tillgång till sina egna projekt genom en extern projektledare. Den personen ser projektets chatt, bilder och filer, vilka medarbetare som arbetat och hur många timmar per dag, men inga priser, löner, kontaktuppgifter eller andra kunders uppgifter. Externa projektledare omfattas av samma rättsliga grund som övriga användare och visas i chatten med namn, företag och märket ”Extern”.

AI-assistent

Om administratören har aktiverat assistenten kan administratören, medarbetarna och externa projektledare använda en AI-assistent. Administratören får förslag på ändringar i appen, kan sortera tid, läsa foton av tidrapporter och koppla tid till fakturor. Medarbetarnas assistent kan bara läsa projektchattar, filer och den egna tiden, och skapar inga ändringar. Det som skrivs i chatten skickas till AI-tjänsten som det är, utom personnummer, kontonummer och lösenord som maskeras.

Då skickas de uppgifter som behövs till Anthropic, PBC (USA). Anthropic behandlar dem på uppdrag av verksamheten enligt ett personuppgiftsbiträdesavtal med EU:s standardavtalsklausuler, använder dem inte för att träna AI-modeller och sparar dem bara en begränsad tid för att upptäcka missbruk.

• Det som skickas är de uppgifter om tid, kunder, projekt, artiklar och fakturor som behövs för uppgiften, det administratören skriver till assistenten och de foton administratören själv väljer att skicka.
• Appen skickar aldrig fälten för personnummer, bankkonton, löner, adresser, telefonnummer eller e-postadresser, och administratörers namn ersätts med ”Administratören”.
• Fri text som medarbetare skrivit (platser, anteckningar) och de foton administratören väljer skickas som de är och kan innehålla annan information, till exempel ett telefonnummer på en handskriven lapp.
• Foton av tidrapporter rensas från plats- och kamerauppgifter och raderas automatiskt efter en kort lagringstid som verksamheten ställer in. Kvar finns bara det assistenten läste ut ur fotot (till exempel namn, datum och timmar).
• Samtalen med assistenten visas bara för den person som förde dem och raderas efter den lagringstid som verksamheten ställt in.
• ZIP-filer som assistenten packar innehåller projektfiler personen redan kunde hämta en och en, plus en innehållsförteckning med uppladdarens namn och tidpunkt. De lagras i EU tills de rensas, kan bara hämtas av den som bad om dem, kopieras inte av säkerhetskopieringen och ingår inte i dataexporten.
• Assistenten ändrar ingenting utan att administratören har granskat och godkänt det. Godkända ändringar förs in i ändringsloggen som andra ändringar.

Var uppgifterna lagras och vilka leverantörer som används

• Railway (drift och databas) med lagring i EU, Amsterdam. Leverantören sparar driftloggar i USA i upp till 90 dagar; appen skriver inte personnummer, löner eller kontaktuppgifter i loggarna.
• Railway Storage / Tigris (filer som fakturor och kvitton), lagring i EU.
• 46elks (SMS med inloggningskoder), Sverige.
• Google (e-post via det kopplade Gmail-kontot).
• Anthropic (AI-assistenten), USA – bara när funktionen är påslagen.

Överföring utanför EU sker med stöd av EU:s standardavtalsklausuler eller motsvarande skyddsåtgärder.

Hur länge uppgifterna sparas

Fakturor och underlag sparas i minst sju år enligt bokföringslagen. Övriga uppgifter sparas så länge de behövs för ändamålet. När en medarbetare slutar kan uppgifterna anonymiseras, med undantag för det som måste sparas enligt lag.

Cookies

Appen använder bara en nödvändig cookie för inloggning. Inga cookies för spårning eller reklam används.

Dina rättigheter

Du har rätt att få information om och tillgång till dina uppgifter, få felaktiga uppgifter rättade, få uppgifter raderade eller begränsade när lagen tillåter det, samt invända mot behandling. Kontakta administratören i appen. Du kan också lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), imy.se.